WHISTLEBLOWING – vnitřní oznamovací systém

NEST LEGAL s.r.o., IČO: 14086646, se sídlem Vojtěšská 245, 338 05 Mýto, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni pod sp. zn. C 41649 (dále jen jako „Advokátní kancelář“), zavádí dle ust. § 8 zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, v platném znění (dále jen jako „Zákon“), vnitřní oznamovací systém, kterým implementuje práva a povinnosti dle Zákona (dále jen jako „Vnitřní oznamovací systém“).

1. Úvod

Cílem Advokátní kanceláře je nastavení takového prostředí, které zajistí osobám možnost oznámit podezření na trestný čin, přestupek či jiné škodlivé jednání bez obav z postihu a s jistotou, že jejich podnět bude řádně prošetřen a v případě pochybení budou přijata příslušná opatření ke zjednání nápravy. Zároveň klade Advokátní kancelář důraz na skutečnost, aby byla v souladu se Zákonem zajištěna ochrana oznamovatelů výše uvedeného jednání.

2. Oznámení

Zákon v ustanovení § 2 upravuje oznámení, která lze činit prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému. Jedná se o oznámení, které obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti a které:

• má znaky trestného činu,
• má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,
• porušuje tento zákon, nebo

• porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti

  1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
  2. daně z příjmů právnických osob,
  3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
  4. ochrany spotřebitele,
  5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
  6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
  7. ochrany životního prostředí,
  8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
  9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
  10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
  11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
  12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
  13. ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
  14. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

V případě, že se nejedná o oznámení jednání mající znaky trestného činu, musí oznamované jednání porušovat předpisy spadající do oblastí vymezených výše pod č. 1 až 14.

2.1 Práce nebo jiná obdobná činnost

Prací nebo jinou obdobnou činností se pro účely Zákona rozumí

• závislá práce vykonávaná v základním pracovněprávním vztahu,
• služba
• samostatná výdělečná činnost,
• výkon práv spojených s účastí v právnické osobě,
• výkon funkce člena orgánu právnické osoby,
• plnění úkolů v rámci činnosti právnické osoby, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet,
• správa svěřenského fondu,
• dobrovolnická činnost,
• odborná praxe, stáž, nebo
• výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.

Prací nebo jinou obdobnou činností se pro účely tohoto zákona rozumí i ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost.

3. Jak podat oznámení

Oznámení lze podat prostřednictvím tohoto Vnitřního oznamovacího systému příslušné osobě, kterou stanoví tento Vnitřní oznamovací systém.

V oznámení je třeba uvést údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, dále popis případu se všemi podstatnými informacemi. K tomuto oznámení je dále žádoucí připojit podklady, jež dokládají předmětná tvrzení tak, aby bylo možné posoudit důvodnost tohoto oznámení. Údaje o totožnosti oznamovatele nemusí obsahovat takové oznámení, které je podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě podle § 10 Zákona známa.

Podle ustanovení § 16 odst. 1 Zákona mohou podat oznamovatelé oznámení taktéž Ministerstvu spravedlnosti. Dále je možné oznámení uveřejnit za podmínek uvedených v ustanovení § 7 odst. 1 písm. c) Zákona. Při oznamování porušení zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, je nutné využít oznamovací systém Finančního analytického úřadu. Dále je možné oznámení uveřejnit za podmínek uvedených v ustanovení § 7 odst. 1 písm. c) Zákona.

4. Příslušná osoba

Příslušná osoba je fyzická osoba, jež splňuje podmínky dle ustanovení § 10 Zákona, a která je určena Advokátní kanceláří k přijímání a posuzování důvodnosti oznámení o možném protiprávním jednání. Příslušná osoba poté v případě důvodnosti oznámení navrhuje opatření k nápravě nebo předejití vzniklého protiprávního stavu.

Příslušnou osobou dle tohoto Vnitřního oznamovacího systému určuje Advokátní kancelář JUDr. Martina Plcha, advokáta.

Tato příslušná osoba postupuje při výkonu své činnosti nestranně a je vázána mlčenlivostí.

Oznámení je možné podat příslušné osobě:

• písemně doručením v obálce označené „Neotevírat, důvěrné“ či jiným obdobným způsobem jako „whistleblowing“ „vnitřní oznamovací systém“ apod. na adresu: Plovární 478/1, 301 00 Plzeň, přičemž takovouto obálku nejsou zaměstnanci Advokátní kanceláře oprávněni otevřít a jsou povinni ji předat přímo příslušné osobě;
• elektronicky na speciální e-mailovou adresu příslušné osoby: oznameni@nest.legal, jež je užívána výlučně pro účely podání oznámení a k níž má přístup pouze příslušná osoba;
• telefonicky na tel. č. příslušné osoby: 724 365 004, která se posléze s oznamovatelem osobně sejde.

O ústním oznámení se pořídí jeho zvuková nahrávka nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Zvukovou nahrávku ústního oznámení lze pořídit pouze se souhlasem oznamovatele. Příslušná osoba nebo pověřený zaměstnanec umožní oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.

5. Postup po podání oznámení

Požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal. O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele, ledaže oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.

Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím.

Výsledkem posouzení může být závěr, že:

• příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení zjistí, že nejde o oznámení podle Zákona, v takovém případě o tom písemně vyrozumí oznamovatele bez zbytečného odkladu;
• oznámení je příslušnou osobou vyhodnoceno jako důvodné, v takovém případě příslušná osoba navrhne Advokátní kanceláři opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu, o přijatém opatření Advokátní kancelář neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele, ledaže oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě;
• oznámení není příslušnou osobou vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.

6. Ochrana oznamovatele před odvetnými opatřeními

Advokátní kancelář v plném rozsahu a zcela v souladu se Zákonem zajišťuje ochranu oznamovatelů před odvetnými opatřeními vyvolanými v důsledku učinění oznámení, tzv. odvetná opatření jsou zakázána. Příklady tzv. odvetných opatření jsou uvedeny v ustanovení § 4 Zákona. Odvetným opatřením tak může být např. rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou, snížení mzdy, platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku, přeložení nebo převedení na jinou práci nebo na jiné služební místo, neumožnění odborného rozvoje apod.

Odvetnému opatření nesmí být vystaven oznamovatel ani jiné osoby uvedené v ustanovení § 4 odst. 2 Zákona. Jedná se např. o osobu, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti, osobu, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou, nebo osobu, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele atd.

7. Evidence a uchovávání oznámení

Příslušná osoba a ministerstvo jsou povinny v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu:

• datum přijetí oznámení,
• jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jim tyto údaje známy,
• shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa,
• datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek.

Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení. Ministerstvo je povinno uchovávat jemu podané oznámení a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne jeho přijetí.

Do evidence údajů, k dokumentům souvisejícím s oznámením a k uchovávaným oznámením má přístup v případě oznámení podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému pouze příslušná osoba a v případě oznámení podaných ministerstvu pouze pověřený zaměstnanec.

8. Závěr

Tento Vnitřní oznamovací systém nabývá účinnosti dne 15. 9. 2023.

V Plzni dne 11. 9. 2023